Unser Agenturprozess kurz erklärt.

08. Dezember 2022

Wer spricht wann mit wem und wie binden wir unsere Kunden ein? Das haben wir uns gefragt und gleich den gesamten Agenturprozess aufgezeichnet.

Initialisierung: Am Anfang steht die Projektvision

Meine Strategie-Workshops am Anfang eines Projekts zelebriere ich schon lange. Bis jetzt habe ich sie aber ganz intuitiv und je nach Kunde durchgeführt. Ich habe hinterfragt und analysiert. Je nach Aufgabenstellung sind wir bei den Wunschkunden gelandet oder haben die Ziele zugespitzt. Nun haben wir dem ganzen Prozedere einen Namen gegeben: Wir sprechen von der Projektvision, die wir gemeinsam mit unseren Kunden erarbeiten. Wir stellen Fragen, positionieren Problemstellungen und fokussieren uns auf die wirklich wichtigen Bedürfnisse. Wir lernen uns kennen und formulieren gemeinsame Ziele. In diesem Schritt geht es um Klarheit. Wir deklarieren diesen Teil unseres Agenturprozesses als Initialisierungsphase.

Im Vorprojekt
erarbeiten wir:

Den Projektplan
Die Workshop Resultate
Eine Kostenschätzung

Es ist quasi ein Vorprojekt, um sich gegenseitig zu beschnuppern. Wie arbeiten wir als Kommunikationsagentur, was können wir als Werbeagentur alles abdecken? Wer ist unser Gegenüber und wo drückt der Schuh? Im Anschluss an den Workshop kombiniere ich unseren Projektplan mit einem verbindlichen Kostenvoranschlag. Nun kannst du entscheiden, ob du bei uns Neukunde wirst oder mit einem sauberen Briefing weiterziehst. Verloren ist nichts. Deshalb ist unser «Vorprojekt» sehr beliebt. Und: wir dürfen mit Stolz behaupten, dass wir bisher gemeinsam mit unseren heutigen Stammkunden weiter marschiert sind.

Strategie: Das Grobkonzept schärft die Projektvision

Wenn wir nun ins tatsächliche Projekt eintauchen, gilt es die Projektvision zu schärfen. Welche Zielgruppen sprechen wir wie an? Gemeinsam mit dir stellen wir uns Personas vor und denken uns in ihre Bedürfnisse und Schmerzpunkte ein. Wie können wir sie abholen? Wenn du mehr über Buyer Personas wissen möchtest, kannst du meinen Blogbeitrag hier lesen. Erst, wenn du verstehst, wie wichtig dieser Schritt ist, können wir auch wirklich gut zusammenarbeiten. Wir legen viel Wert auf das Miteinander. Wir möchten als Werbeagentur dein Sparring-Partner sein und gemeinsam «hirnstürmen».

Die Strategie legt den Grundstein für:

Content (Text, Bild, Video, Audio)
Branding (Marke, Bild- und Wortsprache, etc.)
Timeline (Roadmap)
Präsentation Grobkonzept

In diesem Schritt legen wir auch die SEO-Keywords fest und arbeiten sie später in den Content ein. Das ist wichtig, damit du zum Beispiel mit deiner Website gut gefunden wirst. Wir nutzen die Wörter aber auch für alle anderen Kommunikationsmittel, damit wir durchgängig verstanden werden. Mit Moodboards skizzieren wir unsere Ideen. Bevor wir ins Detailkonzept einsteigen, präsentieren wir dir unser Grobkonzept als «Proof of Concept». So sind wir auf der sicheren Seite, dass wir immer vom gleichen reden. Und noch wichtiger: Wir sind alle überzeugt, dass unsere gemeinsamen Ideen funktionieren und auf die definierten Ziele einzahlen.

Konzept: Jetzt geht es um den tatsächlichen Content

Das Konzept
entsteht gemeinsam:

im Projektteam
interativ im engen Austausch
Präsentation Detailkonzept

Wir tauchen ab in unseren iterativen Agenturprozess. Nun braucht es das komplette Team, denn nur wenn Content mit Branding, Multimedia und den Spezifikationen zusammenpasst, werden wir später gemeinsam deinen Erfolg feiern. Es ist eine heikle Phase mit einem gewissen Frustpotential. Wir gestalten die Moodboards aus und merken dabei, was funktioniert und was nur eine Skizze bleibt. Es ist einfacher, in hoher Flughöhe zu begeistern, als dann auf dem Boden der Tatsachen zu landen. Das komplette Konzept so durchzudenken, dass es bis zum Ende funktioniert, ist echt anstrengend. Da fliegen manchmal die Fetzen, weil wir uns nicht einig sind zwischen schön, clever und optimiert. Deshalb ist dieser Teil eben iterativ. Wir beginnen, verwerfen, rappeln uns auf, trinken Bier, starten erneut, fokussieren und irgendwann – irgendwann kribbelt es.

Hanna beschreibt das in ihrem Blogbeitrag sehr schön. Irgendwann passiert die diffrent Magie. Dann sind wir alle glücklich. Und du hoffentlich auch. Dann wird unser «Interaction Design» auch wirklich verstanden.

Realisation: Bist du bereit?

In der Realisation wird finalisiert:

Layouts
Texte
Multimedia Inhalte

Dann gehen wir in die Umsetzung. Nun läuft alles wieder runder. Die heikle Phase haben wir hinter uns. Wir sind uns einig, was wir wollen und haben einen klaren Plan, die Anforderungen sind bis ins Detail geklärt. Wenn wir vorher an alles gedacht haben, gibt es in dieser Phase unseres Agenturprozesses keine Leerläufe mehr. Wir alle sparen Zeit und Nerven. Deshalb legen wir so viel Wert auf die beiden Phasen davor. Da spreche ich echt aus Erfahrung. Wie viele Projekte bin ich früher zu schnell angegangen und habe am Schluss draufgelegt oder der Kunde bekam nicht genau, was er wollte? Das bringt uns beiden nichts.

Implementierung: Nun bist du dran!

Wir sind also schon weit gekommen. Die berühmten 80 Prozent des Projekts sind erbracht. Vieles sieht schön aus und funktioniert. Aber wir beide wissen: Die letzten 20 Prozent entscheiden darüber, ob wir eine gute oder schlechte Werbeagentur sind. Der Teufel liegt im Detail. Die Qualitätskontrolle erhält bei uns einen grossen Stellenwert. Wir führen interne und externe Testings durch und schulen dich, damit du künftig eigenständig mit deinen Unterlagen arbeiten kannst. Wir installieren Google Analytics, damit wir in der letzten Phase den Erfolg messen können. Google Data Studio hilft uns hierbei, für dich einen verständlichen Report einzurichten, den du regelmässig mit oder ohne uns aufrufen kannst. Wenn wir mit allem durch sind, können wir online gehen.

Controlling: Haben wir unsere Ziele erreicht?

Nur wer am Anfang Ziele festlegt, kann am Ende Erfolge messen. Wir schauen gemeinsam im «Projektreview» zurück auf das Geleistete und kontrollieren mit Google Analytics die Schlüsselkennzahlen (KPIs). Wenn wir merken, dass wir irgendwo noch nicht das gewünschte Ziel erreicht haben, justieren wir und beginnen nochmals mit einer Überarbeitung. Vor allem im Online-Bereich sprechen wir gerne von lebenden Projekten. Die digitale Transformation zwingt uns zum Umdenken: Projekte sind nicht einfach fertig, wenn z.B. eine Website online gestellt wird. Sie entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter und gehören in den Alltag, denn sie ist ein Vermarktungsinstrument und wird auch so von dir verstanden. Deshalb nehmen wir dich ja auch so früh mit in unseren Agenturprozess.

Wir möchten, dass du verstehst, dass wir für dich als Kommunikationsagentur zwar jederzeit Sparring-Partner sein können und wollen, dass du aber für deinen Erfolg mitverantwortlich bist. Keine Angst: Du musst keine neue 100-Prozent-Stelle schaffen. Aber es ist wichtig, dass du uns deinerseits ebenfalls Ressourcen zur Verfügung stellst. Denn in deiner Branche bist du der Chef und wir müssen alles aus dir rauskitzeln, damit wir weiterarbeiten können und dein Projekt mit unserem Know-How zum Fliegen kommt.

Ich freue mich, mit dir gemeinsam in den Agenturprozess einzutauchen. Lass mich wissen, wenn du anderer Meinung bist oder Fragen hast.

Herzlich, Anita